Zatrudnianie Ukraińców po 5 marca 2026 – co się zmienia i jak przygotować firmę?

Od 5 marca 2026 r. stopniowo wygasają nadzwyczajne rozwiązania specustawy ukraińskiej z 2022 roku. Przechodzimy do zharmonizowanego, systemowego modelu ochrony czasowej, zgodnego z unijnymi dyrektywami. Dla pracodawców i działów kadr oznacza to szereg istotnych zmian w zakresie legalizacji pobytu i zatrudnienia obywateli Ukrainy. Poniżej przedstawiam syntetyczne zestawienie kluczowych obowiązków i ryzyk, które warto uwzględnić w planowaniu operacyjnym.

Legalność pobytu przedłużona do 4 marca 2027 r.

Obowiązująca obecnie decyzja Rady UE przewiduje ochronę czasową do 4 marca 2027 r. Zgodnie z nową ustawą, legalność pobytu w Polsce zostaje przedłużona do tej daty m.in. dla:

• osób, którym nadano PESEL ze statusem UKR,
• cudzoziemców, których terminy ważności wiz, zezwoleń na pobyt czasowy lub kart pobytu zostały automatycznie przedłużone na mocy specustawy,
• osób, które legalnie wjechały do Polski z terytorium Ukrainy po 24 lutego 2022 r., np. w ramach ruchu bezwizowego lub na podstawie wizy Schengen (lub dokumentu pobytowego) wydanej przez inny kraj strefy Schengen

Po 4 marca 2027 r. konieczne będzie zalegalizowanie pobytu w trybie standardowym, np. poprzez uzyskanie zezwolenia na pobyt czasowy. Jeśli Rada UE podejmie decyzję o wcześniejszym zakończeniu lub kolejnym przedłużeniu ochrony czasowej – termin ten może ulec zmianie.

PESEL UKR = ochrona czasowa + prawo do pracy

Obywatel Ukrainy posiadający PESEL UKR automatycznie zostaje objęty przepisami ustawy o udzielaniu cudzoziemcom ochrony czasowej. Oznacza to, że:

• korzysta z ochrony czasowej zgodnie z nowym systemem zintegrowanym z unijnym mechanizmem ochrony czasowej,
• ma legalny pobyt w Polsce – obecnie do 4 marca 2027 r., zgodnie z obowiązującą decyzją Rady UE,
• może podejmować pracę bez konieczności uzyskania dodatkowych zezwoleń czy oświadczenia o powierzeniu pracy

Uwaga praktyczna: Jeśli PESEL UKR został nadany na podstawie oświadczenia o tożsamości (bez okazania ważnego paszportu zagranicznego), dana osoba będzie zobowiązana do potwierdzenia swojej tożsamości ważnym dokumentem podróży do 31 sierpnia 2026 r. Brak takiego potwierdzenia skutkuje unieważnieniem statusu UKR.

Osoby wjeżdżające do Polski po 4 marca 2026 r.

Nowelizacja ustawy przewiduje, że osoby, które przybędą do Polski po wejściu w życie nowych przepisów, również będą mogły korzystać z ochrony czasowej.

Aby uzyskać ochronę czasową, taka osoba musi złożyć wniosek o nadanie numeru PESEL UKR w terminie 30 dni od dnia wjazdu do Polski. Niezłożenie wniosku w tym terminie oznacza rezygnację z ochrony czasowej.

Osoby te, po uzyskaniu PESEL UKR, będą mogły legalnie przebywać w Polsce i podejmować pracę na zasadach przewidzianych w ustawie o ochronie czasowej.

DIIA jako cyfrowe potwierdzenie ochrony czasowej – zasady weryfikacji i przechowywania

Dokument DIIA w aplikacji mobilnej mObywatel to cyfrowy dokument tożsamości wydawany beneficjentom ochrony czasowej. Może być wykorzystywany jako dowód legalności pobytu i pracy na terytorium Polski, a także jako dokument równoważny z zezwoleniem na pobyt. W połączeniu z ważnym dokumentem podróży, DIIA uprawnia również do przekraczania granicy zewnętrznej RP oraz umożliwia pobyt w innych państwach Schengen do 90 dni w ciągu 180 dni.

Zgodnie z wytycznymi Komendy Głównej Straży Granicznej, w przypadku posługiwania się dokumentem DIIA, pracodawca powinien sporządzić i przechowywać w aktach osobowych pracownika notatkę służbową zawierającą:

• imię i nazwisko obywatela Ukrainy,
• numer PESEL,
• datę urodzenia,
• datę i godzinę ostatniej aktualizacji dokumentu DIIA,
• status certyfikatu,
• datę ważności certyfikatu.

Taka notatka powinna zostać dołączona do dokumentacji pracowniczej i stanowi dowód dopełnienia obowiązku weryfikacji legalności pobytu.

Ochrona wygasa po 30 dniach poza Polską

Wygaśnięcie ochrony czasowej przy wyjeździe z Polski powyżej 30 dni

Nowe przepisy nie przewidują wyjątków dla osób delegowanych za granicę. Ochrona czasowa automatycznie wygasa, jeśli obywatel Ukrainy opuści terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na okres przekraczający 30 dni – niezależnie od przyczyny wyjazdu (np. delegacja służbowa, leczenie, pobyt u rodziny).

Dla pracodawców oznacza to, że przekroczenie limitu 30 dni pobytu za granicą skutkuje utratą ochrony czasowej, a co za tym idzie – utratą prawa do legalnego pobytu. Kontynuacja zatrudnienia po utracie ochrony wymagać będzie uzyskania nowego tytułu pobytowo-pracowniczego.

Rekomendacja:

• monitoruj okresy nieobecności pracowników z Ukrainy przebywających za granicą,
• w przypadku planowanych delegacji – rozważ uzyskanie alternatywnej podstawy pobytu i pracy (np. zezwolenia na pobyt czasowy i pracę),
• informuj pracowników o konsekwencjach dłuższego opuszczenia terytorium Polski.

CUKR – uproszczona karta pobytu dla beneficjentów ochrony czasowej

Obywatel Ukrainy objęty ochroną czasową może ubiegać się o wydanie specjalnej karty pobytu CUKR, która została wprowadzona ustawą z 26 stycznia 2026 r. Warunkiem uzyskania takiej karty jest spełnienie trzech przesłanek:

1. posiadanie statusu UKR na dzień 4 czerwca 2025 r. (czyli zarejestrowanego numeru PESEL UKR),
2. posiadanie statusu UKR w dniu składania wniosku,
3. nieprzerwane korzystanie ze statusu UKR przez minimum 365 dni.

CUKR jest uproszczoną formą legalizacji pobytu – jej uzyskanie pozwala na dalszy legalny pobyt w Polsce po wygaśnięciu obecnej ochrony czasowej (tj. po 4 marca 2027 r.). Aby z niej skorzystać, należy złożyć wniosek najpóźniej do 4 marca 2027 r..

Złożenie kompletnego wniosku skutkuje uznaniem pobytu za legalny do czasu:

• odbioru karty CUKR lub jej unieważnienia,
• wydania prawomocnej decyzji o odmowie lub umorzeniu postępowania.

Karta wydawana jest w terminie do 180 dni od dnia złożenia wniosku, pod warunkiem uprzedniego zarejestrowania odcisków palców i podpisu.

Uwaga praktyczna: system do składania wniosków o kartę CUKR nie jest jeszcze aktywny. Należy śledzić komunikaty MSWiA – rozpoczęcie procedury zostanie ogłoszone oddzielnie.

Rekomendacja dla działów kadr:

• identyfikuj pracowników spełniających trzy warunki niezbędne do złożenia wniosku o kartę CUKR,
• informuj o konieczności złożenia wniosku do 4 marca 2027 r.,
• przypominaj o obowiązku posiadania zarejestrowanych odcisków palców i wzoru podpisu,
• po uruchomieniu systemu – monitoruj terminy i wspieraj pracowników w kompletowaniu dokumentacji.

Powiadomienia o powierzeniu pracy – nowe zasady

Wygaszanie specustawy ukraińskiej zmienia zasady dotyczące powierzania pracy obywatelom Ukrainy. Dotychczasowe regulacje zawarte w specustawie zostają wygaszone – wszystkie przepisy dotyczące powiadomień zostały przeniesione do ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP.

Zachowanie ważności wcześniejszych powiadomień

Powiadomienia o powierzeniu pracy złożone do dnia 5 marca 2026 roku zachowują ważność. Pracodawcy nie muszą ich ponawiać, o ile nie nastąpią zmiany wymagające aktualizacji.

Obowiązek powiadomienia w ciągu 7 dni

W przypadku nowego powierzenia pracy cudzoziemcowi będącemu beneficjentem ochrony czasowej, pracodawca musi złożyć powiadomienie do powiatowego urzędu pracy w terminie 7 dni. Obowiązuje dotychczasowy zestaw danych:

• dane podmiotu powierzającego pracę,
• dane osobowe cudzoziemca,
• szczegóły dotyczące warunków zatrudnienia (rodzaj umowy, stanowisko, wynagrodzenie, czas pracy, miejsce świadczenia pracy).

Kiedy należy złożyć ponowne powiadomienie?

Nowe powiadomienie należy złożyć w terminie 7 dni w razie:

• zmiany rodzaju umowy,
• zmiany stanowiska lub rodzaju pracy,
• zmiany liczby godzin pracy w tygodniu lub miesiącu,
• obniżenia miesięcznego lub godzinowego wynagrodzenia.

Trzyletni okres przejściowy – powiadomienia dla wszystkich Ukraińców

Przez okres 3 lat od wejścia w życie ustawy wygaszającej ochronę czasową, obowiązek powiadomień dotyczyć będzie wszystkich obywateli Ukrainy przebywających legalnie w Polsce – niezależnie od posiadania statusu UKR. Tym samym osoby, które nie będą już korzystać z ochrony czasowej, nadal będą mogły być zatrudniane na podstawie powiadomień.

Brak powiadomienia – wykroczenie, ale nie nielegalne powierzenie pracy

Brak złożenia powiadomienia nie oznacza, że powierzenie pracy jest nielegalne. Cudzoziemcy, którzy mają swobodny dostęp do rynku pracy (np. obywatele Ukrainy), mogą podejmować pracę bez zezwolenia. Pracodawca natomiast podlega odpowiedzialności wykroczeniowej – za niedopełnienie obowiązku powiadomienia grozi kara grzywny w wysokości od 1000 do 3000 zł.

Uwaga: Nie ma wielokrotności kary za każdego cudzoziemca osobno.

---

Zmiany przepisów wymagają nie tylko dobrej znajomości prawa, ale i bieżącego monitorowania nowelizacji oraz praktyki urzędów. W Personnel Service od lat specjalizujemy się w rekrutacji i zatrudnianiu obywateli Ukrainy.

Śledzimy każdy etap zmian prawnych, mamy rękę na pulsie i gwarantujemy zgodność działań z obowiązującymi regulacjami. Dzięki naszym usługom unikniesz błędów formalnych, ryzyka sankcji i zyskasz pewność, że Twój zespół pracuje legalnie i bezpiecznie.

Skontaktuj się z nami – uprość zatrudnianie, zanim przepisy staną się problemem.