Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy. Jak zatrudnić pracownika z Ukrainy?

W październiku 2024 r. w ZUS zgłoszonych było ponad 1,19 mln cudzoziemców. Od lat w tej grupie przodują obywatele Ukrainy, którzy chętnie podejmują pracę w naszym kraju. Po 24 lutego 2022 roku, kiedy wielu Ukraińców szukało schronienia w Polsce, potrzeba jeszcze szybszej integracji z rynkiem pracy stała się bardziej wyraźna. Aby ułatwić ten proces, wprowadzono przepisy, które eliminują biurokratyczne przeszkody i umożliwiają łatwiejszą legalizację pracy Ukraińców, w tym także tych, którzy już przed wojną znaleźli zatrudnienie w Polsce.

Mimo to, dla wielu pracodawców wciąż wyzwaniem jest poprawne przeprowadzenie procedury legalizacji zatrudnienia cudzoziemców. Dowodem na to są wyniki kontroli przeprowadzanych przez instytucje państwowe, takie jak Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) czy Straż Graniczna, które wskazują na liczne przypadki nielegalnego zatrudnienia obywateli Ukrainy.

W tym artykule krok po kroku wyjaśniamy, jak zatrudnić obywatela Ukrainy w Polsce oraz kiedy jego pobyt i praca mogą zostać uznane za legalne.

Legalna praca Ukraińców w Polsce – na co zwrócić uwagę?

Przed zatrudnieniem obywatela Ukrainy, jak każdego innego cudzoziemca, który już przebywa w Polsce, konieczna jest weryfikacja jego statusu pobytowego. Należy sprawdzić, czy pobyt cudzoziemca w Polsce jest legalny.

W przypadku obywateli Ukrainy legalność pobytu w Polsce rozstrzygana jest w dwóch kategoriach:

1. Legalny pobyt na podstawie ważnego tytułu pobytowego, takiego jak:
   • zezwolenie na pobyt stały lub czasowy,
   • ruch bezwizowy potwierdzony paszportem,
   • zaświadczenie o ochronie czasowej wydane przez Urząd do Spraw Cudzoziemców.
2. Wjazd po 24 lutego 2022 roku w związku z wojną w Ukrainie oraz deklaracja chęci pozostania w Polsce.

Specustawa ukraińska – ochrona obywateli Ukrainy w związku z wojną

Specustawa z dnia 12 marca 2022 roku, czyli Ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa, została wprowadzona w odpowiedzi na rosyjską agresję na Ukrainę. Jej celem jest ułatwienie przyjęcia uchodźców i ich szybkiej integracji w Polsce. Ukraińcy, którzy przybyli do Polski po 24 lutego 2022 roku, mają prawo do pobytu w Polsce bez konieczności ubiegania się o azyl czy inne formy ochrony międzynarodowej.

Dla pracodawców szczególnie istotne są zapisy specustawy dotyczące uproszczenia procedur legalizacji pracy obywateli Ukrainy. Dzięki tym przepisom, Ukraińcy mogą być zatrudniani bez konieczności uzyskiwania dodatkowych zezwoleń na pracę lub wpisu do ewidencji oświadczeń.

Zatrudnienie obywatela Ukrainy na podstawie zezwolenia i oświadczenia powierzeniu wykonywania pracy

Zatrudnienie obywateli Ukrainy może być dokonane na podstawie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Jednak w przypadku tych dokumentów, wymagane jest posiadanie odpowiedniego tytułu pobytowego, takiego jak wiza, zezwolenie na pobyt czasowy lub paszport biometryczny upoważniający do wjazdu i pobytu w Polsce w ramach ruchu bezwizowego.

Znacznie prostszym, szybszym i tańszym sposobem, jest zatrudnienie obywatela Ukrainy na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy. Od momentu wybuchu wojny na Ukrainie, czyli od lutego 2022 roku, Ukraińcy, którzy przebywają legalnie w Polsce, mogą podejmować pracę na jego podstawie. Warto zaznaczyć, że nie ma znaczenia, czy dana osoba przybyła do Polski przed 24 lutego 2022 roku, czy po tej dacie – procedura ta dotyczy wszystkich obywateli Ukrainy, którzy spełniają wymogi legalnego pobytu.

„Zapisem, o którym rzadko się mówi, ale który jest istotny, jest przepis umożliwiający małżonkom obywateli Ukrainy – nawet jeśli pochodzą z innych krajów, np. Gruzji – korzystanie z rozwiązań specustawy. Oznacza to, że małżonek obywatela Ukrainy, który przybył do Polski w związku z wojną, może legalnie pracować i przebywać w Polsce.”
– Nikodem Żmijewski, Dyrektor Operacyjny, Personnel Service

Czas ochrony czasowej i warunki jej utrzymania

Zgodnie z przepisami, osoby objęte ochroną czasową mogą legalnie przebywać w Polsce do 30 września 2025 roku. Okres ten prawdopodobnie zostanie przedłużony, ponieważ Unia Europejska wydłużyła ochronę tymczasową dla Ukraińców do 4 marca 2026 roku.

Ochronę czasową, w tym prawo do pobytu w Polsce, można utracić decydując się m.in. na wyjazd z Polski na okres dłuższy niż miesiąc (poza sytuacją oddelegowania pracownika do pracy przez polskiego pracodawcę) lub korzystając z podobnej ochrony w innym państwie UE.

Specustawa a ważność dokumentów pobytowych obywateli Ukrainy

Na mocy przepisów zawartych w specustawie wizy i zezwolenia na pobyt czasu oraz karty pobytu, które straciłyby ważność po 23 lutego 2022 r. ulegają przedłużeniu do 30 września 2025 r. Także w przypadku obywateli Ukrainy, którzy wjechali do Polski w ramach ruchu bezwizowego, pobyt uznaje się za legalny do końca września przyszłego roku. 

W okresie przedłużenia wiza oraz karta pobytu nie uprawnia do przekraczania granicy

WAŻNE:

Specustawa nie wydłuża ważności zezwoleń na pracę czy oświadczeń. Jeśli okres na jaki ten dokument zalegalizował pracę obywatela Ukrainy dobiegł końca, a tytuł pobytowy na to pozwala, pracodawca powinien niezwłocznie złożyć powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy.

Weryfikacja dokumentów – klucz do legalnego zatrudnienia

Bez względu na to czy zatrudniany obcokrajowiec pochodzi z Ukrainy czy z innego kraju trzeciego, dokumentacja, która potwierdza legalność pobytu i umożliwia zatrudnienie, musi być dokładnie sprawdzona. Obejmuje to m.in. stemple graniczne potwierdzające legalny wjazd na teren Polski czy posiadanie numeru PESEL. Odpowiednia analiza dokumentów wjazdowych i znajomość aktualnych przepisów pozwala uniknąć problemów zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracownika.

Jak uzyskać numer PESEL i dlaczego jest on ważny?

Numer PESEL jest kluczowym elementem w procesie legalizacji pobytu i pracy obywateli Ukrainy po 24 lutego 2022 r. Stanowi on oficjalny identyfikator osoby przebywającej w Polsce. Uzyskanie numeru PESEL jest jednym z wymogów formalnych dla osób, które przebywają w Polsce na podstawie ochrony czasowej, a więc większość obywateli Ukrainy, którzy przybyli do Polski po 24 lutego 2022 roku w związku z wojną, musi go posiadać.

W przypadku Ukraińców korzystających z ochrony czasowej PESEL wydawany jest z tzw. statusem UKR. Dla Pracodawców jest to wyznacznik tego, że mogą zatrudnić kandydata na podstawie powiadomienia.

Zatrudnienie na podstawie stempla – co z pracownikami, którzy przebywali w Polsce przed 24 lutego 2022 r.?

Szczególne zasady zatrudniania obywateli Ukrainy dotyczą również osób, które jeszcze nie uzyskały nowego statusu pobytowego, ale przed 24 lutego 2022 roku rozpoczęły procedurę uzyskania takiego tytułu.

Ich pobyt na terytorium Polski jest legalny od dnia złożenia wniosku o:

• udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy
• przedłużenie wizy Schengen lub wizy krajowej
• udzielenie zezwolenia na pobyt stały i zgody na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej
• do dnia, w którym decyzja w tej sprawie stanie się ostateczna.

W takim wypadku wojewoda umieszcza w dokumencie podróży obywatela Ukrainy odcisk stempla potwierdzającego złożenie wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, wniosku o przedłużenie wizy Schengen lub wizy krajowej albo wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt stały lub pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej. Taki odcisk legalizuje więc pobyt Ukraińca w Polsce.

Szukasz wsparcia w zakresie rekrutacji i legalizacji pracy obcokrajowców? Porozmawiaj z naszym ekspertem.

Zatrudnienie Ukraińca na podstawie powiadomienia o powierzeniu pracy

Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy to uproszczona procedura (nie mylić z procedurą oświadczeniową), która pozwala legalnie zatrudniać obywateli Ukrainy w Polsce bez konieczności wcześniejszego uzyskania zezwolenia na pracę czy wpisu do ewidencji oświadczeń.

Wystarczy, że pracodawca zgłosi zatrudnienie cudzoziemca do właściwego urzędu pracy za pośrednictwem portalu praca.gov.pl w ciągu 7 dni od rozpoczęcia przez niego pracy. Dokument ten, określony w ustawie z dnia 12 marca 2022 roku o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (tzw. specustawa ukraińska), przyspiesza i upraszcza proces legalizacji zatrudnienia.

Co należy zawrzeć w powiadomieniu o powierzeniu wykonywania pracy?

W formularzu zgłoszenia wymagane jest podanie kluczowych informacji, takich jak:

• rodzaj umowy z pracownikiem,
• stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy,
• miejsce pracy,
• wymiar czasu pracy oraz wysokość wynagrodzenia,

Na ten moment pracodawca może zatrudnić obywatela Ukrainy zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i umowy cywilnoprawnej.

Złożenie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy jest bezpłatne i nie podlega weryfikacji. Urząd Pracy prowadzi jedynie ewidencję powiadomień.

Uwaga! Obywatele Ukrainy mogą być zatrudniani wyłącznie na warunkach określonych w powiadomieniu.

Kiedy należy wysłać nowe powiadomienie o powierzeniu pracy?

W niektórych sytuacjach konieczne jest złożenie kolejnego powiadomienia, na przykład gdy:

1. Zmieniono rodzaj umowy (np. z umowy o pracę na umowę zlecenie).
2. Zmieniono stanowisko lub zakres wykonywanych obowiązków.
3. Obniżono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin.
4. Zmniejszono wysokość wynagrodzenia.

Warto pamiętać, że zwiększenie wynagrodzenia lub liczby godzin pracy nie wymaga ponownego zgłoszenia. Szczegóły te, choć z pozoru niewielkie, mogą być decydujące podczas kontroli, dlatego należy zadbać o ich poprawność.

Jak długo Ukrainiec może pracować na powiadomieniu?

W odróżnieniu do oświadczeń czy zezwoleń, powiadomienia nie mają określonego terminu zakończenia ich ważności. Pracodawca określa w nich jedynie datę początkową zatrudnienia.

Obowiązki pracodawcy zatrudniającego obywateli Ukrainy na mocy specustawy

Specustawa nie zwalnia pracodawców z obowiązków związanych z zatrudnieniem. Oznacza, to że:

• wynagrodzenie wypłacane cudzoziemcowi nie może być niższe niż płaca minimalna lub minimalna stawka godzinowa
• umowę z obywatelem należy zawrzeć na piśmie i musi być ona zgodna z warunkami zawartymi w powiadomieniu złożonym do urzędu pracy
• umowa powinna być przedstawiona cudzoziemcowi w języku dla niego zrozumiałym
• pracodawca ma obowiązek zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ciągu 7 dni od dnia podjęcia przez niego pracy

---

Masz pytania? Nie czekaj – porozmawiaj z ekspertem i zatrudniaj bez obaw!