Styczeń to kluczowy miesiąc dla pracodawców w Polsce. Mają oni obowiązek dostarczenia odpowiednich deklaracji podatkowych do urzędów skarbowych. W przypadku pracowników z Polski wystawienie PIT-11 jest standardową procedurą. Jednak zatrudniając cudzoziemców, szczególnie tych, którzy nie przebywają na stałe w Polsce, pojawiają się dodatkowe pytania dotyczące prawidłowego rozliczenia. Jakie deklaracje roczne należy wystawić cudzoziemcom zatrudnionym na oświadczeniu o powierzeniu pracy lub na podstawie zezwolenia na pracę?

Obowiązki podatkowe cudzoziemców w Polsce

Każda osoba osiągająca dochody na terytorium Polski podlega przepisom polskiego prawa podatkowego. Dotyczy to zarówno Polaków, jak i obcokrajowców. Ci ostatni mogą również korzystać z ulg oraz odliczeń podatkowych, na takich zasadach jak obywatele polscy, o ile spełniają określone wymogi ustawowe.

Rezydencja podatkowa – kluczowy element rozliczenia

Pierwszym krokiem w rozliczaniu cudzoziemca jest ustalenie jego rezydencji podatkowej. Określa ona, w którym kraju jako pierwszym, powinien być odprowadzany podatek od dochodu.

Rezydentem podatkowym w Polsce jest osoba, która:

• przebywa w Polsce ponad 183 dni w roku podatkowym lub
• posiada w Polsce centrum interesów osobistych, życiowych i gospodarczych.

Rezydenci podatkowi podlegają tzw. nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, obejmującemu całość dochodów (zarówno krajowych, jak i zagranicznych). Nierezydenci podlegają ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, obejmującemu jedynie dochody osiągnięte na terenie Polski.

Warto zauważyć, że zmiana rezydencji podatkowej w trakcie roku jest możliwa w przypadku zmiany ośrodka interesów życiowych lub po przekroczeniu 183 dni pobytu w Polsce. W takich przypadkach płatnik musi dostosować sposób rozliczenia podatnika, co wymaga uwzględnienia dwóch różnych metod opodatkowania w jednym roku podatkowym.

Dokumenty podatkowe dla cudzoziemców

1. PIT-11
   • Wystawiany dla rezydentów podatkowych oraz cudzoziemców zatrudnionych na umowach o pracę, niezależnie od rezydencji podatkowej.
   • W przypadku zmiany rezydencji podatkowej w trakcie roku, na końcu roku należy wystawić jeden PIT-11 obejmujący całość dochodów.
2. IFT-1/IFT-1R
   • Wystawiany dla nierezydentów osiągających przychody z tytułu umowy zlecenia lub umowy o dzieło.
   • Deklaracja IFT-1R jest sporządzana na koniec roku podatkowego, natomiast IFT-1 może być wydany na wniosek podatnika w ciągu 14 dni.

Zasady opodatkowania cudzoziemców

Cudzoziemcy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę są zawsze rozliczani na zasadach ogólnych, niezależnie od statusu rezydencji podatkowej. Pracodawca wystawia dla nich PIT-11.

W przypadku umowy zlecenia, nierezydent podatkowy rozliczany jest zryczałtowanym podatkiem w wysokości 20% (informacja IFT-1R), natomiast w przypadku rezydentów odprowadzane są zaliczki na podatek dochodowy (deklaracja PIT-11).

Jeśli dochody cudzoziemca pochodzą z działalności wykonywanej osobiście, takiej jak umowy o dzieło czy umowy zlecenia, cudzoziemiec będący nierezydentem może być opodatkowany ryczałtem w wysokości 20%. Jednak jeżeli dochody te są opodatkowane w jego kraju zamieszkania, powinien on dostarczyć dokumenty potwierdzające zapłatę podatku, aby uniknąć podwójnego opodatkowania (certyfikat rezydencji podatkowej).

Numer identyfikacyjny podatnika

Od 1 czerwca 2021 r. cudzoziemcy są zobowiązani do posiadania numeru PESEL dla celów podatkowych. Wprowadzenie zastępczych numerów, takich jak 9999999999, nie jest już możliwe. Pracodawca powinien wcześniej poinformować pracownika o konieczności uzyskania numeru PESEL. Obcokrajowiec może go uzyskać meldując się czasowo na terenie RP lub składając wniosek o wydanie numeru PESEL w urzędzie gminy.

Bez numeru PESEL pracodawca nie może wystawić wymaganych dokumentów podatkowych. Warto podkreślić, że numer PESEL umożliwia szybsze i bardziej precyzyjne przetwarzanie danych podatkowych przez organy skarbowe, co wpływa na efektywność całego procesu.

Ważne terminy

PIT-11

Pracodawca (płatnik) powinien przekazać dokument do urzędu skarbowego: do 31 stycznia 2025 r. (wyłącznie elektronicznie). PIT-11 należy także dostarczyć pracownikowi (za potwierdzeniem odbioru) w formie elektronicznej lub papierowej. Termin przekazania dokumentu pracownikowi ubiega 28 lutego 2025 r.

Złożenie deklaracji PIT-11 po terminie jest wykroczeniem skarbowym, za które grozi kara grzywny.

IFT-1R:

Należy złożyć do urzędu skarbowego oraz przekazać podatnikowi do 28 lutego 2025 r.

Podsumowanie

Prawidłowe rozliczenie podatkowe cudzoziemców zatrudnionych w Polsce wymaga znajomości przepisów oraz ich odpowiedniej interpretacji. Pracodawcy powinni dokładnie analizować sytuację każdego pracownika i zapewnić zgodność z obowiązującymi regulacjami. Terminowe i zgodne z przepisami dostarczenie deklaracji podatkowych jest kluczowe dla uniknięcia kar finansowych, ale też świadczy o poszanowaniu dla pracowników i korzystnie wpływa na employer branding.