Jak w Personnel Service dbamy o utrzymanie niskiego poziomu rotacji pracowników?

Wysoka rotacja pracowników to dziś jedno z kluczowych wyzwań, przed którymi stają pracodawcy – niezależnie od branży. Każda rezygnacja pracownika to nie tylko strata zasobów, ale także konieczność ponownego zaangażowania środków w rekrutację, onboarding i wdrożenie. Co więcej, wysoki wskaźnik rotacji obniża morale wśród zespołu i wpływa negatywnie na wizerunek firmy jako pracodawcy.

Szacuje się, że optymalny poziom rotacji wynosi około 10% rocznie, natomiast zdrowe organizacje są w stanie utrzymać ten wskaźnik na poziomie od 12% do 20%. W Personnel Service nie tylko mieścimy się w tych granicach – w wielu projektach realizowanych dla naszych klientów udaje się nam skutecznie zmniejszyć rotację nawet o kilkanaście punktów procentowych.

Jak to osiągamy? Kluczem jest spójna strategia zarządzania doświadczeniem pracownika (tzw. employee experience) – od pierwszego kontaktu z kandydatem, przez wsparcie w trakcie zatrudnienia, aż po stały monitoring satysfakcji.

Rekrutacja oparta na transparentności

Jednym z najczęściej popełnianych błędów w rekrutacji jest niedostateczna komunikacja – zbyt ogólny opis stanowiska, niewyjaśnione warunki pracy, brak transparentności dotyczącej płacy czy harmonogramu. Tymczasem to właśnie pierwsze wrażenie często decyduje o tym, czy kandydat zdecyduje się zostać z firmą na dłużej.

W Personnel Service stawiamy na jasne i przede wszystkim zgodne z prawdą przedstawienie warunków pracy i płacy. Szeroki opis stanowiska, klarowny zakres obowiązków, a czasem film z procesów, które są obsługiwane przez naszych pracowników, znacząco poprawiają jakość procesu rekrutacji i jego efektywność – podkreśla Nikodem Żmijewski, Dyrektor Operacji w Personnel Service

To nie tylko kwestia etyki – to konkretna decyzja biznesowa. Kandydaci, którzy wiedzą, czego się spodziewać, rzadziej rezygnują w pierwszych dniach. A to właśnie tzw. early turnover jest jednym z najbardziej kosztownych typów rotacji.

Opieka koordynatorów – człowiek, nie tylko pracownik

Szczególnie w przypadku pracowników zagranicznych, którzy często muszą relokować się setki kilometrów od domu, ogromne znaczenie ma nie tylko sam proces zatrudnienia, ale również codzienne funkcjonowanie w nowym środowisku.

Dlatego w Personnel Service rozbudowaliśmy zespół koordynatorów – osób, które są stałym punktem kontaktu dla naszych pracowników, dostępnych praktycznie przez całą dobę.

Stawiamy na wysoką dostępność naszych koordynatorów. Pracowników przyjmujemy na nasze zakwaterowania 7 dni w tygodniu, właściwie 24 godziny na dobę. To istotne, szczególnie że wielu z nich do nowej pracy musi się relokować, często setki, a nawet tysiące kilometrów od domu – podkreśla Żmijewski.

Koordynatorzy wspierają pracowników nie tylko w sprawach formalnych, ale też codziennych – transport, zakwaterowanie, zakupy, komunikacja z przełożonymi. Taka opieka „na miejscu” pomaga budować lojalność i znacznie redukuje poziom stresu, który mógłby prowadzić do rezygnacji z pracy.

Wsparcie medyczne w języku ojczystym

Jednym z unikalnych elementów naszej oferty jest współpraca z Personnel Medic, dzięki której zapewniamy dostęp do lekarzy mówiących nie tylko w języku polskim, ale także ukraińskim i rosyjskim.

I nie chodzi tu wyłącznie o badania medycyny pracy – mowa również o:

• lekarzach pierwszego kontaktu,
• pediatrach (dla rodzin z dziećmi),
• lekarzach specjalistach.

Dzięki temu nasi pracownicy mogą w komfortowych warunkach zadbać o swoje zdrowie, co przekłada się na ich poczucie bezpieczeństwa i stabilizacji. To z kolei wpływa bezpośrednio na chęć pozostania w danej pracy na dłużej.

Reklamacje i szybka reakcja – realny dialog z pracownikiem

Wielu pracodawców deklaruje „otwartość na feedback”. My w Personnel Service przekuliśmy to w systemowy proces obsługi reklamacji pracowniczych.

Każdy zatrudniony może zgłosić uwagę dotyczącą:

• warunków zatrudnienia,
• przebiegu pracy,
• opieki ze strony koordynatora,
• jakości zakwaterowania.

– Czas reakcji na reklamację wynosi 24 godziny (z pominięciem dni wolnych od pracy). Wysoka jakość obsługi pracownika – nie tylko kadrowo-płacowej – wyróżnia Personnel Service spośród innych agencji pracy. Dzięki temu nie tylko możemy pochwalić się wysokim poziomem retencji, ale także szybką i efektywną rekrutacją, także w ramach programów poleceń pracowniczych – zaznacza Żmijewski.

Dzięki szybkiej reakcji i empatycznej komunikacji gasimy problemy zanim się rozpalą, a wielu pracowników – zamiast odchodzić – zostaje, widząc że ich głos ma realne znaczenie.

Dział Audytu – nieustanne doskonalenie procesów

Uzupełnieniem systemu zgłoszeń jest wewnętrzny dział audytu, który stale monitoruje:

• procesy rekrutacyjne,
• legalizację pracy cudzoziemców,
• jakość zakwaterowania,
• poziom obsługi przez koordynatorów,
• relację z klientami końcowymi.

Taki audyt to nie tylko kontrola – to przede wszystkim mechanizm stałego uczenia się i doskonalenia. Dzięki niemu możemy błyskawicznie identyfikować obszary wymagające poprawy i wdrażać zmiany w czasie rzeczywistym.

To pozwala nam działać proaktywnie, eliminując potencjalne problemy zanim wpłyną na zadowolenie pracownika i jego decyzję o odejściu.

Co to daje w praktyce?

✅ Niższy poziom rotacji (często dwucyfrowe spadki)
✅ Lepsze doświadczenie pracownika (employee experience)
✅ Zadowoleni klienci, którym dostarczamy nie tylko ludzi, ale też stabilność operacyjną
✅ Skuteczna rekrutacja dzięki programom poleceń i lojalności zatrudnionych

---

W dobie niedoboru kandydatów i rosnących oczekiwań pracowników, nie da się mówić o skutecznej rekrutacji bez dbałości o utrzymanie pracownika. To złożony proces, który wymaga zarówno empatii, jak i narzędzi operacyjnych – od dobrze przygotowanej rekrutacji, przez sprawną logistykę i opiekę, po realny dialog z pracownikiem.

W Personnel Service każdego dnia udowadniamy, że rotacja nie musi być problemem – pod warunkiem, że potraktujemy ją jak strategiczny wskaźnik, a nie efekt uboczny.

Skuteczna rekrutacja? To możliwe.

Szukasz partnera, który pomoże Ci zbudować stabilny zespół pracowników – bez nadmiernej rotacji i ciągłych problemów kadrowych?
Skontaktuj się z nami i sprawdź, co możemy zrobić dla Twojego biznesu.

We prove effective recruitment is possible.