Rząd przygotowuje ustawę, która wzmocni uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). Dokument znalazł się już w wykazie prac legislacyjnych, a jego przyjęciem Rada Ministrów ma zająć się jeszcze w IV kwartale tego roku. Według deklaracji Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz samego Głównego Inspektora Pracy Marcina Staneckiego, ma to być krok wprowadzający PIP w XXI wiek – z nowymi kompetencjami, surowszymi sankcjami i nowoczesnymi narzędziami kontroli. Najważniejsze planowane zmiany Projekt ustawy przewiduje kilka kluczowych rozwiązań, które mają realnie wzmocnić skuteczność Państwowej Inspekcji Pracy: Przyznanie PIP prawa do wydawania decyzji administracyjnych o przekształcaniu nieprawidłowo zawartych umów cywilnoprawnych w sytuacji, gdy powinny być to umowy o pracę Możliwość przeprowadzania zdalnych kontroli z wykorzystaniem narzędzi informatycznych Co najmniej dwukrotne podniesienie maksymalnej wysokości grzywien nakładanych w postępowaniu mandatowym Obowiązek sporządzania rocznych i wieloletnich planów kontroli opartych na analizie ryzyka Możliwość wymiany danych pomiędzy PIP, ZUS i Krajową Administracją Skarbową na potrzeby kontroli Umowy cywilnoprawne pod lupą Do tej pory w przypadku sporu dotyczącego charakteru umowy inspektor mógł jedynie skierować sprawę do sądu pracy. Dawało to pracodawcy czas na przygotowanie argumentów, uzupełnienie dokumentacji czy ewentualne działania naprawcze. Nowe przepisy w art. 34 ustęp 2d wskazują, że decyzja dotycząca przekształcenia umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę, podlega natychmiastowemu wykonaniu w zakresie skutków, jakie przepisy prawa pracy wiążą z nawiązaniem stosunku pracy oraz obowiązkami w zakresie podatków i ubezpieczeń społecznych powstałymi od dnia jej wydania. Oznacza to, że wniesienie odwołania nie wstrzymuje wykonania decyzji w tym zakresie. Pracodawca musi natychmiast dostosować warunki pracy do przepisów o umowie o pracę (np. odprowadzać składki ZUS od dnia wydania decyzji), niemniej nie ponosi odpowiedzialności za zaległości podatkowe lub ubezpieczeniowe sprzed tej daty, dopóki sąd nie potwierdzi decyzji. Warto wspomnieć, że uprawnienia inspektorów PIP w tym zakresie nie dotyczą wyłącznie zatrudnienia na podstawie umowy zlecenia, ale także umów o dzieło czy kontraktów B2B. Co więcej decyzja inspektora PIP będzie niezależna od woli zainteresowanych. Projekt nowelizacji, który ma wejść w życie prawdopodobnie 1 stycznia 2026 r., wskazuje, że PIP będzie kontrolować pracodawców, na rzecz których praca jest świadczona lub była świadczona w okresie jednego roku przed dniem rozpoczęcia kontroli. Na przykład, jeśli kontrola rozpocznie się 1 marca 2026 r., PIP sprawdzi okres od 1 marca 2025 r. do 1 marca 2026 r. Umowy zakończone wcześniej (np. 2 lata temu) nie wchodzą w zakres kontroli. Okres roczny jest kompromisem między skutecznością kontroli a realiami dokumentacyjnymi. Z jednej strony pozwala PIP na zebranie dowodów (np. ewidencja czasu pracy, korespondencja), z drugiej nie obciąża nadmiernie pracodawcy w zakresie administrowania dokumentami - podkreśla Anna Ligięza ekspertka ds. kadr i płac Personnel Service Kluczowe elementy zmiany: Natychmiastowa wykonalność: Decyzja inspektora pracy staje się wykonalna od razu po wydaniu, co oznacza, że pracodawca musi natychmiast stosować się do zasad prawa pracy (np. zapewniać prawa pracownicze takie jak urlop, ochrona przed zwolnieniem itp.) wobec osoby, której umowa została przekształcona. Wykonalność obejmuje skutki prawa pracy oraz obowiązki podatkowe i ubezpieczeniowe, które powstały od dnia wydania decyzji. Brak wstrzymania wykonalności poprzez odwołanie: Wniesienie odwołania do GIP a następnie do sądu pracy nie blokuje wykonania decyzji w zakresie prawa pracy, co jest nowością w porównaniu z dotychczasowymi zasadami, gdzie odwołanie często wstrzymywało wykonalność. W art. 34 pkt. 2e określono, że wykonanie decyzji w zakresie obowiązków podatkowych i ubezpieczeniowych powstałych przed dniem wydania decyzji oraz do dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu jest wstrzymane do czasu rozpatrzenia odwołania. ”Oznacza to, że jedynie skutki wsteczne (przed wydaniem decyzji) nie są egzekwowane od razu, co chroni strony przed natychmiastowymi konsekwencjami finansowymi do czasu rozstrzygnięcia sądowego. Jest to mechanizm ochronny dla pracodawcy, który na czas rozstrzygnięcia odwołania chroni przedsiębiorcę przed ponoszeniem być może niezasadnych obciążeń finansowymi oraz korygowaniem historycznych rozliczeń publiczno-prawnych” - tłumaczy Anna Ligięza, ekspertka ds. kadr i płac Personnel Service Praktyczne skutki oddalenia odwołania Po oddaleniu odwołania przez sąd pracodawca będzie zobowiązany do: Korekty deklaracji podatkowych (np. PIT) za cały okres, w którym stosunek pracy powinien być uznany za umowę o pracę, zgodnie z przepisami podatkowymi. Dopłaty składek ZUS (emerytalnych, rentowych, zdrowotnych itp.) za ten sam okres, wraz z ewentualnymi odsetkami za zwłokę, jeśli takie zostaną naliczone przez ZUS. Jak wskazuje Anna Ligięza: „Obowiązki te dotyczą całego okresu, który sąd uzna za objęty stosunkiem pracy - mogą to być nawet lata wstecz, w zależności od okresu objętego decyzją PIP i zbadanych w tym zakresie przez sąd dowodów. Pracodawca będzie musiał uregulować zaległości wobec Urzędu Skarbowego i ZUS, a w niektórych przypadkach także wobec pracownika (np. wyrównanie wynagrodzenia, jeśli było niższe niż minimalna płaca obowiązująca dla umowy o pracę." Ścieżka odwoławcza Odwołanie od decyzji inspektora pracy (art. 34 ust. 5a): Decyzja inspektora pracy, o przekształceniu umowy cywilnej w umowę o pracę, podlega odwołaniu do Głównego Inspektora Pracy (GIP). Odwołanie wnosi się za pośrednictwem okręgu inspektoratu pracy, który wydał decyzję, w terminie 7 dni od doręczenia decyzji. Wprowadzenie GIP jako pierwszej instancji odwoławczej zmienia wcześniejszy model, gdzie odwołanie kierowano bezpośrednio do rejonowego sądu pracy. To pozwala na szybsze rozstrzygnięcie sporu na szczeblu administracyjnym, zanim sprawa trafi do sądu. GIP rozpatruje odwołanie w terminie 30 dni od jego otrzymania. 2. Dalsze odwołanie od decyzji GIP Jeśli GIP podtrzyma decyzję inspektora lub wyda inną niekorzystną dla strony decyzję, możliwe jest dalsze odwołanie do sądu pracy, co zapewnia gwarancję sądowej kontroli administracyjnej. „Niejasne pozostaje, co stanie się w sytuacji, gdy sąd nie podzieli stanowiska inspektora PIP i uzna – przykładowo po dwóch latach toczącego się postępowania – że wydana decyzja była bezzasadna. O ile kwestia rozliczenia za okres wsteczny jest jasna i pracodawca nie poniesie żadnych kosztów, o tyle brak jest regulacji dotyczących okresu od dnia wydania decyzji inspektora do momentu wydania przez sąd orzeczenia sprzecznego z decyzją PIP. W tym czasie pracodawca był zobowiązany traktować daną osobę jak pracownika: opłacał składki, udzielał płatnych urlopów i wypłacał wynagrodzenie za okresy niezdolności do pracy. Powstaje pytanie, czy w takim przypadku pracodawca powinien dokonać ponownego rozliczenia, tak jakby dana osoba była zleceniobiorcą, i domagać się zwrotu nadpłaconych świadczeń, a także złożyć do ZUS wniosek o zwrot składek. Taki scenariusz nie został przez ustawodawcę przewidziany.” - podkreśla Monika Mądra - Sokołowska, adwokat i członek zarządu Personnel Service Kontrole zdalne Inspektorzy zyskają możliwość badania dokumentów i procedur bez konieczności osobistej wizyty w siedzibie firmy. Z jednej strony przyspieszy to kontrole, z drugiej wymusi na pracodawcach uporządkowanie i digitalizację dokumentacji kadrowo-płacowej. Firmy, które nie są przygotowane na elektroniczny obieg dokumentów, mogą mieć poważne problemy. Wyższe kary dla nieuczciwych pracodawców Do tej pory mandaty nakładane przez PIP niejednokrotnie były traktowane jako koszt prowadzenia działalności. Po dwukrotnym podniesieniu ich wysokości nawet drobne uchybienia mogą być realnym obciążeniem dla firm, a w przypadku większych naruszeń – uderzyć w płynność finansową. To zmienia kalkulację ryzyka: bardziej opłaca się zainwestować w porządek w dokumentach niż narażać się na wysokie kary finansowe. Plany kontroli oparte na analizie ryzyka Inspekcja nie będzie już kontrolowała „przypadkowo”. Na celowniku znajdą się przede wszystkim te firmy i branże, gdzie ryzyko nadużyć jest największe – czyli te, gdzie częściej stosuje się umowy cywilnoprawne, rotacja jest wysoka albo występują wątpliwości przy odprowadzaniu składek. To oznacza, że jeśli działamy w sektorze „wysokiego ryzyka”, musimy liczyć się z większą częstotliwością wizyt i skrupulatniejszymi kontrolami. Wymiana danych między PIP, ZUS i KAS Dotychczas często zdarzało się, że pewne nieprawidłowości pozostawały niezauważone, bo instytucje nie wymieniały się informacjami. Teraz ta sytuacja się zmieni – dane o składkach, podatkach czy formach zatrudnienia będą łatwo dostępne dla inspektora. W praktyce oznacza to, że niespójności w rozliczeniach czy dokumentach szybciej wyjdą na jaw. Pracodawcy muszą być przygotowani na pełną transparentność – a wszelkie próby obchodzenia przepisów będą trudniejsze do ukrycia. Co te zmiany oznaczają dla działów HR? Działy HR będą musiały przeprowadzać regularne audyty istniejących umów cywilnoprawnych, sprawdzając, czy spełniają kryteria niezależności (np. brak podległości, samodzielność). To obejmuje weryfikację warunków pracy pod kątem art. 22 Kodeksu pracy. Już teraz należy przyjrzeć się i dokonać analizy umów cywilnych, by zminimalizować ryzyko ich przekwalifikowania. Eksperci z działów HR powinni opracować procedury na wypadek decyzji PIP, w tym szybkie wnoszenie odwołań do GIP (w 7 dni) i gromadzenie dowodów (np. dokumentacja samodzielności zleceniobiorcy). Konieczność szkoleń dla menedżerów i HR na temat nowych uprawnień PIP, aby unikać błędów w zatrudnieniu i lepiej przygotować się do kontroli, w tym tych, prowadzonych w trybie zdalnym. Anna Ligięza Anna Ligięza, ekspertka ds. kadr i płac Personnel Service Service, zwraca uwagę na konieczność działania z wyprzedzeniem: „Wzmocnienie Państwowej Inspekcji Pracy to nie tylko większe ryzyko kar. To również impuls do podniesienia jakości zarządzania kadrami. Działy HR, które już teraz uporządkują umowy, dokumentację i procedury, zyskają przewagę – bo zamiast reagować na problemy, będą im skutecznie zapobiegać.” Podsumowanie Planowana reforma PIP ma wprowadzić nowoczesne mechanizmy kontrolne, wyższe kary dla nieuczciwych pracodawców i realne narzędzia do zwalczania patologii na rynku pracy. Dla działów HR to sygnał, by jak najszybciej przeprowadzić wewnętrzne audyty, uporządkować umowy i przygotować organizację na bardziej szczegółowe i skuteczne kontrole. Nowe przepisy to szansa na uczciwszy rynek pracy, ale też wyzwanie dla pracodawców – szczególnie tych, którzy dotąd traktowali prawo pracy zbyt elastycznie.
