Rewolucja w L4: co działy HR powinny wiedzieć i jak przygotować firmę na nadchodzące zmiany?

System zwolnień lekarskich w Polsce stoi u progu fundamentalnych zmian. Projekt nowelizacji ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego przewiduje m.in. przejęcie przez ZUS wypłaty świadczeń chorobowych od pierwszego dnia niezdolności do pracy, podwyższenie wysokości zasiłku nawet do 100% pensji oraz doprecyzowanie, co wolno, a czego nie wolno robić na L4.

Jak podkreśla Anna Ligięza, ekspertka ds. Payroll w grupie Personnel Service, na razie mamy do czynienia jedynie z kierunkowymi zapowiedziami. Projekt ustawy nie został jeszcze opublikowany w Rządowym Centrum Legislacji, a w ministerstwie prowadzone są wstępne prace analityczne. To na ich podstawie pojawiają się medialne spekulacje, ale pełnej treści nowych przepisów wciąż nie znamy.

Choć intencją reformy ma być poprawa bezpieczeństwa socjalnego pracowników i odciążenie pracodawców, eksperci rynku pracy zwracają uwagę na liczne zagrożenia, które – jeśli regulacje nie zostaną precyzyjnie dopracowane – mogą zachwiać równowagą systemu i otworzyć drogę do nadużyć. Działy HR powinny więc już teraz zacząć analizować potencjalne ryzyka i przygotowywać strategie, które pozwolą je minimalizować.

ZUS jako płatnik od pierwszego dnia – ulga dla firm, ale i ryzyko

Najbardziej rewolucyjną zmianą, o ile nowelizacja wejdzie w życie, będzie przejęcie przez ZUS obowiązku wypłaty wynagrodzenia chorobowego już od pierwszego dnia niezdolności do pracy. Dla pracodawców oznacza to znaczne odciążenie finansowe. Obecnie przedsiębiorstwa zobowiązane są do wypłacania świadczeń przez pierwsze 33 dni (lub 14 dni dla osób po 50. roku życia).

„To zmiana, która rzeczywiście odciążyłaby finansowo wielu pracodawców, szczególnie mikro i małe przedsiębiorstwa, gdzie każde dłuższe L4 pracownika oznacza nie tylko poważny problem budżetowy, ale często też realny brak wykonywania zadań. W małych firmach nie ma bowiem osób, które mogłyby szybko przejąć obowiązki chorego kolegi. Jeśli specjalista z księgowości czy operator maszyny nagle znika na kilka tygodni, to firma po prostu staje w miejscu. Jednocześnie trzeba pamiętać, że centralizacja wypłat w ZUS zwiększa dystans między przedsiębiorstwem a procesem kontrolnym. To ZUS, a nie pracodawca, będzie miał decydującą rolę w ocenie prawidłowości zwolnienia, co z perspektywy pracodawców rodzi poczucie mniejszego wpływu na sytuację” – podkreśla Anna Ligięza, ekspertka ds. Payroll

Może dojść do sytuacji, w której pracodawca szybciej niż ZUS zauważy nieprawidłowości (np. publikowanie zdjęć z wakacji w czasie zwolnienia), ale nie będzie miał realnych narzędzi, by reagować.

Jak się przygotować?

1. Opracować wewnętrzne procedury zgłaszania podejrzeń nadużyć do ZUS

• Dział HR powinien stworzyć prosty, przejrzysty schemat postępowania – kto i w jakiej formie zgłasza podejrzenie nieprawidłowego L4.
• Warto wyznaczyć osobę odpowiedzialną (np. w HR lub kadrach), która będzie oficjalnym „łącznikiem” z ZUS.
• Procedura powinna jasno wskazywać, jakie dowody są niezbędne: zrzuty ekranu, świadectwa innych pracowników, notatki służbowe.
• Dzięki temu firma uniknie chaotycznych działań i zyska spójność w dokumentowaniu przypadków.

2. Szkolić menedżerów w zakresie rozpoznawania sygnałów ostrzegawczych

• Kierownicy liniowi są najbliżej zespołu i najczęściej jako pierwsi zauważają sygnały niepokojące – np. powtarzające się L4 w poniedziałki i piątki, nagłe zwolnienia po odmowie urlopu czy aktywność pracownika w social mediach w czasie choroby.
• Szkolenia powinny uczyć, jak rozróżniać uzasadnione sytuacje od potencjalnych nadużyć, aby uniknąć fałszywych oskarżeń.
• Menedżerowie muszą też wiedzieć, że nie mają prawa kwestionować zasadności L4 – ich rolą jest obserwacja i raportowanie.

3. Prowadzić bieżącą dokumentację nieobecności i komunikacji z pracownikiem

• HR powinien archiwizować pełną historię zwolnień lekarskich, w tym długość, powtarzalność i częstotliwość.
• Każdy kontakt z pracownikiem na L4 (np. przekazanie informacji o zastępstwie, uzgodnienie podpisania dokumentu) warto dokumentować w formie notatki służbowej lub e-maila. Dzięki temu firma w przypadku kontroli ZUS będzie mogła wykazać, że reagowała zgodnie z prawem i rzetelnie monitorowała sytuację.

Wyższe zasiłki – 90% lub nawet 100% pensji

Dotychczas pracownik na L4 otrzymywał 80% wynagrodzenia (wyjątki: ciąża, wypadek w pracy). Projekt ustawy przewiduje zwiększenie świadczenia do 90%, a w niektórych przypadkach do 100% podstawy wymiaru.

Z perspektywy zatrudnionych to rozwiązanie niezwykle korzystne. Choroba nie będzie już oznaczała znacznego spadku dochodów, a pracownicy nie będą stawiani przed dylematem: leczyć się czy pracować mimo niedyspozycji. Może to pozytywnie wpłynąć na zdrowie i ograniczyć zjawisko „przychodzenia do pracy mimo choroby” (ang. presenteeism).

Podniesienie zasiłku do poziomu niemal równego pensji może jednak obniżyć także motywację do szybkiego powrotu do pracy. Co więcej pracownicy mogą traktować L4 jako dodatkowy „płatny urlop”.

„Dodatkowym zagrożeniem, które może się pojawić w związku z reformą, jest wzrost kosztów dla systemu ubezpieczeń społecznych jako całości. Jeśli absencje chorobowe będą się wydłużać, to obciążenie dla budżetu państwa i Funduszu Ubezpieczeń Społecznych znacząco wzrośnie. A pamiętajmy, że FUS utrzymuje się ze składek wszystkich pracujących i pracodawców. To oznacza, że w dłuższej perspektywie wyższe wydatki mogą odbić się na każdym płatniku składek – poprzez podniesienie obciążeń lub ograniczenie środków na inne świadczenia. Dlatego konieczne jest, by nowe przepisy szły w parze ze skuteczną kontrolą i budowaniem odpowiedzialności wśród pracowników.” – wskazuje Anna Ligięza

Jak się przygotować?

1. Wprowadzić programy wsparcia zdrowia pracowników

• Wellbeing – inicjatywy wspierające dobrostan psychiczny i fizyczny pracowników (warsztaty, konsultacje, dostęp do platform zdrowotnych).
• Opieka medyczna – pakiety prywatnej opieki zdrowotnej, szybki dostęp do specjalistów i badań.
• Profilaktyka – szczepienia przeciwko grypie, warsztaty ergonomii, badania okresowe rozszerzone ponad wymogi prawa.

2. Monitorować wskaźniki absencji chorobowej

• Regularna analiza danych pozwoli szybciej wyłapywać niepokojące trendy (np. powtarzające się zwolnienia u tej samej osoby lub działu).
• Warto zestawiać dane o absencjach z innymi wskaźnikami HR (rotacją, satysfakcją z pracy), aby lepiej rozumieć przyczyny zjawiska.

3. Reagować na nagłe wzrosty absencji

• Sezonowe fale chorób (np. grypa, infekcje dróg oddechowych) to naturalne zjawisko – ale skokowy wzrost L4 w konkretnym dziale może wskazywać także na problem z kulturą pracy, przeciążeniem lub demotywacją.
• HR powinien analizować nie tylko liczby, ale i przyczyny absencji: czy wynikają one ze specyfiki stanowiska, warunków pracy, czy może z nieuczciwego korzystania ze zwolnień.

Co wolno na L4? – większa elastyczność i większe pole do nadużyć

Jednym z najbardziej dyskutowanych elementów projektu ustawy są regulacje dotyczące tego, co pracownikowi wolno robić podczas zwolnienia lekarskiego. Dotychczas przepisy były dość nieprecyzyjne, a interpretacje zależały od orzecznictwa i praktyki ZUS. Nowelizacja ma to zmienić, wprowadzając bardziej jasne ramy.

Co będzie dozwolone?

1. Codzienne potrzeby – pracownik przebywający na zwolnieniu nie będzie musiał obawiać się, że narusza przepisy, wychodząc do lekarza, apteki czy po podstawowe zakupy. To rozwiązanie zdroworozsądkowe, które eliminuje dotychczasowe wątpliwości.
2. Incydentalne czynności służbowe – zatrudniony będzie mógł podpisać fakturę, umowę czy inny ważny dokument. Ma to szczególne znaczenie w małych firmach czy w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą, gdzie brak podpisu właściciela może sparaliżować funkcjonowanie biznesu.
3. Pobyt za granicą w trakcie L4 – przepisy przewidują, że chory pracownik nie musi pozostawać w miejscu zamieszkania. Może kontynuować leczenie lub odpoczynek również poza granicami kraju, jeśli uzasadniają to względy zdrowotne lub rodzinne.

Choć zmiany idą w stronę większej elastyczności i większego zaufania do pracowników, niosą ze sobą również istotne ryzyka. Jednym z nich jest brak jasnych granic – trudno jednoznacznie wskazać, kiedy „incydentalne czynności” pozostają naprawdę wyjątkowe, a kiedy zaczynają przybierać formę faktycznego wykonywania pracy. Podpisanie jednej faktury podczas zwolnienia wydaje się uzasadnione, ale co w sytuacji, gdy pracownik powtarza to regularnie, np. kilka razy w tygodniu?

Kolejnym problemem są trudności w kontrolowaniu zwolnień realizowanych za granicą. Zarówno ZUS, jak i pracodawca mają w takich przypadkach bardzo ograniczone narzędzia do sprawdzenia, czy pracownik faktycznie wykorzystuje L4 zgodnie z jego celem. To tworzy poważną przestrzeń do nadużyć, które w praktyce mogą być trudne do udowodnienia.

Kontrowersje budzi również kwestia pracy u kilku pracodawców. Projekt zakłada, że pracownik może być niezdolny do wykonywania obowiązków w jednym miejscu pracy, a jednocześnie zdolny do pełnienia innych zadań w innej firmie. Przykładem może być chirurg ze złamanym palcem, który nie może operować, ale może prowadzić wykłady akademickie. Problem pojawia się wówczas, gdy pracownik korzysta ze zwolnienia tylko u jednego pracodawcy, a w tym samym czasie pobiera wynagrodzenie i świadczenie chorobowe, co budzi uzasadnione obawy o możliwość nadużyć.

Jak się przygotować?

1. Aktualizacja regulaminów pracy i polityk absencji

• Dokumenty wewnętrzne powinny jasno określać, jakie formy kontaktu z pracownikiem na L4 są dopuszczalne.
• Należy doprecyzować np., że incydentalne czynności mogą być wykonywane wyłącznie w uzasadnionych przypadkach i wymagają poinformowania przełożonego lub HR.

2. Edukacja pracowników

• Niezbędne będą szkolenia i komunikaty informujące, co wolno, a co będzie traktowane jako nadużycie.
• Warto przygotować praktyczne przykłady: „Podpisanie faktury – tak, codzienne odpowiadanie na maile – nie”.
• Jasne komunikaty ograniczą nieporozumienia i dadzą pracownikom poczucie bezpieczeństwa.

3. Wprowadzenie ścieżki informowania HR o działaniach w trakcie L4

• Firma może stworzyć prostą procedurę, zgodnie z którą pracownik przebywający na zwolnieniu ma obowiązek zgłosić HR każdą czynność służbową, którą musi wykonać.
• Taka transparentność będzie chroniła zarówno pracownika (dowód, że nie nadużywa L4), jak i firmę (dowód, że działa zgodnie z prawem).

Anna Ligięza, ekspertka ds. Payroll, podkreśla:

„Potrzebna będzie edukacja zarówno pracowników, jak i pracodawców, by z jednej strony umożliwić pełne wykorzystanie uprawnień, a z drugiej – zapobiegać nadużyciom, które mogłyby osłabić stabilność finansową systemu ubezpieczeń społecznych i utrudnić funkcjonowanie przedsiębiorstw.”

To jasny sygnał, że sama zmiana prawa nie wystarczy. Firmy powinny aktywnie budować kulturę odpowiedzialnego korzystania z L4, a HR musi stać się łącznikiem między intencją ustawodawcy a codzienną praktyką.

Podsumowanie

Planowana reforma L4 niesie ze sobą obietnicę uproszczenia systemu i zwiększenia bezpieczeństwa socjalnego pracowników, ale jednocześnie otwiera przestrzeń do nadużyć, które mogą mocno obciążyć zarówno budżet państwa, jak i stabilność finansową przedsiębiorstw. To moment, w którym rola działów HR staje się kluczowa – nie tylko w zakresie dostosowania procedur i systemów kadrowo-płacowych, ale przede wszystkim w budowaniu kultury odpowiedzialności. Jasne regulaminy, przemyślana komunikacja i edukacja pracowników mogą sprawić, że nowe przepisy będą narzędziem realnego wsparcia, a nie źródłem dodatkowych problemów. Ostateczny efekt reformy zależy więc nie tylko od samej ustawy, lecz także od tego, jak skutecznie firmy przygotują się na jej wdrożenie.

Jeśli chcesz być na bieżąco z rynkiem pracy koniecznie obserwuj nasz profil na LinkedIn. Na bieżąco komentujemy tam zmiany w przepisach, informujemy o najważniejszych statystykach dla HR, a także dzielimy się najlepszymi praktykami rynkowymi.

Dołącz do nas.