Od 1 stycznia 2026 roku w życie wejdą długo wyczekiwane zmiany w przepisach, które zobligują do zaliczenia okresów wykonywania umów cywilnoprawnych (zleceń, agencyjnych, o świadczenie usług) oraz prowadzenia działalności gospodarczej , do stażu pracy. Co więcej, w przypadku tej ustawy, prawo będzie działało wstecz. Reforma ta jest jednym z kluczowych elementów nowego podejścia państwa do równego traktowania pracujących, niezależnie od formy prawnej zatrudnienia. Dla działów HR oznacza to przede wszystkim poważne wyzwania organizacyjne i konieczność dostosowania wewnętrznych procedur kadrowych oraz systemów ewidencyjnych. Jak liczyć staż pracy od 1 stycznia 2026 roku? Zgodnie z projektem ustawy przyjętym przez Stały Komitet Rady Ministrów 22 maja 2025 r., do stażu pracy będą wliczane m.in.: okresy wykonywania umów zleceń i agencyjnych, okresy prowadzenia działalności gospodarczej (także zawieszonej z powodu opieki nad dzieckiem), okresy pracy zarobkowej za granicą (poza stosunkiem pracy), okresy współpracy przy działalności (np. współpracujący członek rodziny), okresy członkostwa w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych. Umowy o dzieło, które nie podlegają ubezpieczeniom społecznym, pozostają wyłączone. Reforma obejmuje także okresy sprzed wejścia ustawy w życie – będą one mogły zostać zaliczone do stażu pracy, o ile zostaną odpowiednio udokumentowane. Autorzy reformy zapowiadają, że okresy objęte ubezpieczeniami społecznymi będą potwierdzane zaświadczeniami z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Pracownik będzie mógł zwrócić się do ZUS o wydanie takiego dokumentu, który potwierdzi okresy opłacania składek z tytułu umów cywilnoprawnych. W przypadku okresów niezgłoszonych do ZUS, pracy za granicą lub działalności niezarejestrowanej w Polsce, zastosowanie znajdą ogólne zasady dowodowe. Oznacza to konieczność zgromadzenia wszelkich dokumentów potwierdzających wykonywanie pracy lub działalności – mogą to być: kopie umów, rachunki, potwierdzenia przelewów wynagrodzenia, faktury, korespondencja e-mailowa z kontrahentem, oświadczenia zleceniodawców lub partnerów biznesowych. Szczególnie istotne będzie udokumentowanie okresu i rodzaju wykonywanych czynności. Zmiany w stażu pracy dotyczą milionów Polaków. Według danych Główny Urząd Statystyczny w Polsce na koniec grudnia 2024 r. było blisko 2,5 miliona osób wykonujących pracę na podstawie umów zleceń i pokrewnych. Podobna jest także liczba działalności gospodarczych prowadzonych w Polsce. Oznacza to, że w potencjalnie zmiany mogę dotknąć nawet 5 milionów osób i to nie wliczając tych, którzy zatrudnienie na zleceniu czy prowadzenie firmy mają już za sobą. Co dzięki nowym przepisom zyskują pracownicy? Zrównanie stażu pracy oznacza dla pracowników znaczące i mierzalne korzyści w różnych obszarach ich zatrudnienia: Prawo do dłuższego urlopu wypoczynkowego – osoby, które dotychczas pracowały głównie na podstawie umów cywilnoprawnych, będą mogły zyskać prawo do 26 dni urlopu rocznie, jeśli dzięki nowym przepisom ich łączny staż pracy przekroczy 10 lat. Uprawnienia do odpraw pieniężnych – np. przy zwolnieniach grupowych lub indywidualnych z przyczyn niedotyczących pracownika, co wcześniej było zarezerwowane wyłącznie dla etatowców z odpowiednim stażem pracy. Dłuższy okres wypowiedzenia – zgodnie z Kodeksem pracy, długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę zależy od stażu pracy u danego pracodawcy. Dzięki nowym przepisom, możliwe będzie zaliczenie do tego stażu wcześniejszych okresów zleceń, co może skutkować np. 3-miesięcznym okresem wypowiedzenia zamiast 2-tygodniowego. Nowe możliwości zawodowe – posiadanie udokumentowanego stażu pracy może również otworzyć drogę do udziału w procesach rekrutacyjnych, które wymagają minimalnego stażu zawodowego – co jest szczególnie istotne w przypadku rekrutacji do instytucji publicznych i administracji, gdzie często wymagany jest kilkuletni udokumentowany staż pracy. Dla wielu pracowników będzie to także realna szansa na „odzyskanie” utraconych lat zatrudnienia, które wcześniej nie miały wpływu na ich uprawnienia pracownicze, mimo że wykonywali obowiązki w sposób ciągły i często tożsamy z pracą etatową. Skutki dla pracodawców Zmiana niesie za sobą konkretne wyzwania: Konieczność weryfikacji historii współpracy z byłymi i obecnymi zleceniobiorcami – co może wymagać sięgnięcia do wieloletnich archiwów, także w wersji papierowej. Zwiększenie kosztów pracy – np. przy przeliczaniu wymiaru urlopu wypoczynkowego, konieczności wypłaty odpraw lub wyrównania świadczeń z mocą wsteczną. Potrzeba aktualizacji systemów kadrowych i płacowych – w tym dostosowania algorytmów naliczających staż pracy, urlopy, odprawy czy długość wypowiedzeń. Wzrost liczby zapytań i wniosków od pracowników – w związku z próbami zaliczenia wcześniejszych okresów zatrudnienia do stażu pracy, co wymaga przygotowania zespołów HR do ich obsługi. Nowe obowiązki w procesach rekrutacyjnych – w tym konieczność uznania dodatkowego stażu pracy, co może otworzyć kandydatom drogę do udziału w postępowaniach rekrutacyjnych wymagających minimalnego udokumentowanego doświadczenia, szczególnie w administracji publicznej, gdzie ogłoszenia często zawierają takie kryteria formalne. Działy HR i payroll będą musiały włożyć wiele wysiłku w dostosowanie organizacji do nowych realiów, nie tylko od strony technicznej, lecz również komunikacyjnej i operacyjnej. Rekomendacje dla działów HR – jak przygotować się do zmiany? Wchodzimy już w III kwartał 2025 roku, co oznacza, że czas na intensywne działania przygotowawcze do wdrożenia nowych przepisów o wliczaniu umów cywilnoprawnych do stażu pracy jest już ograniczony. Oto praktyczne kroki, które można podjąć w pozostałych miesiącach roku, aby nie zostać zaskoczonym po 1 stycznia 2026 r.: 1. Szybki audyt dokumentacji i umów Przeprowadź natychmiastowy przegląd dostępnej dokumentacji dotyczącej umów zlecenie i agencyjnych z ostatnich lat. Zidentyfikuj osoby, których umowy mogą mieć wpływ na staż pracy. W miarę możliwości uzupełnij braki dokumentacyjne – skontaktuj się ze współpracownikami, aby pozyskać brakujące oświadczenia lub kopie umów. 2. Intensyfikacja komunikacji wewnętrznej Przygotuj jasne i transparentne informacje dla pracowników i menedżerów dotyczące nadchodzących zmian. Skoncentruj się na wyjaśnieniu, jakie dokumenty pracownicy powinni zgromadzić, aby udokumentować wcześniejsze okresy pracy. Zaplanuj webinary lub krótkie szkolenia z udziałem zespołu prawnego lub HR, by rozwiać ewentualne wątpliwości. 3. Porządkowanie i digitalizacja danych Rozpocznij lub przyspiesz proces digitalizacji archiwów, aby zapewnić szybki dostęp do dokumentów. Wdrożenie centralnego repozytorium dokumentów pozwoli na efektywną obsługę wniosków i kontroli. 4. Aktualizacja systemów kadrowo-płacowych Zainicjuj prace nad aktualizacją systemów HRM i płacowych, które będą musiały uwzględniać nowe zasady naliczania stażu pracy i świadczeń. Zaplanuj testy i szkolenia dla zespołów HR oraz payroll na koniec roku. 5. Planowanie kosztów i budżetu Przygotuj wstępne symulacje finansowe dotyczące potencjalnych kosztów dodatkowych świadczeń (np. urlopy, odprawy). Ustal rezerwy finansowe na 2026 rok, uwzględniając możliwe skutki finansowe reformy. Podsumowanie Nowe przepisy dotyczące wliczania okresów wykonywania umów cywilnoprawnych do stażu pracy stanowią istotny krok w kierunku zwiększenia sprawiedliwości i równości wobec różnych form zatrudnienia. Dla pracowników otwierają realną możliwość uznania wcześniejszych okresów pracy, które do tej pory nie były brane pod uwagę przy naliczaniu uprawnień pracowniczych i świadczeń. Jednocześnie to na pracownikach spoczywa obowiązek dostarczenia odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej wykonywane okresy pracy. Chociaż ciężar dowodowy spoczywa na pracownikach, działy HR i Payroll nie są zwolnione z aktywnego udziału w tym procesie. Wręcz przeciwnie — to właśnie one muszą: przyjąć i zweryfikować dostarczone przez pracowników dokumenty, pomóc w ich prawidłowej klasyfikacji i archiwizacji, dostosować systemy kadrowo-płacowe do nowych zasad naliczania stażu pracy, odpowiadać na liczne zapytania i wątpliwości ze strony pracowników, przygotować raporty i analizy wpływu zmian na zatrudnienie i budżet firmy. Innymi słowy, mimo że formalnie ciężar udowodnienia okresów zatrudnienia spoczywa na pracowniku, to HR i Payroll staną na pierwszej linii frontu realizacji nowych wymogów. Będzie to wymagało dużego nakładu pracy, dobrej organizacji i sprawnej komunikacji wewnętrznej. Wczesne przygotowanie i proaktywne działania pozwolą zminimalizować ryzyko nieporozumień i sporów oraz ułatwią płynne wdrożenie zmian od 1 stycznia 2026 roku. Warto podkreślić, że dobrze przygotowane działy HR zyskają także przewagę konkurencyjną, bo będą w stanie sprawnie i profesjonalnie obsłużyć nowych i obecnych pracowników, zwiększając ich satysfakcję i lojalność wobec pracodawcy. Podsumowując, choć zmiana wprowadza nowe obowiązki i wyzwania, jest to także okazja do usprawnienia procesów kadrowych i podniesienia jakości zarządzania zasobami ludzkimi w firmie.
