Niepewna sytuacja gospodarcza, częste zmiany przepisów prawnych, wahania koniunktury i popytu na usługi przedsiębiorstw powodują, że firmy poszukują rozwiązań, które pomogą im podnieść konkurencyjność, zachować jakość usług, a jednocześnie dadzą możliwość szybkiego dostosowania do zmian zachodzących na rynku. W usługach wspierających biznes pojawiają się różne koncepcje pozwalające na właściwe zarządzanie strategicznym zasobem przedsiębiorstwa, czyli personelem. Dwa najbardziej popularne rozwiązania w tym zakresie, to praca tymczasowa oraz outsourcing. Czym charakteryzują się te usługi? Jakim regulacjom prawnym podlegają? Kiedy stosować pracę tymczasową, a kiedy outsourcing? Na te pytania postaramy się odpowiedzieć w tym artykule. Czym jest praca tymczasowa? Praca tymczasowa, inaczej zwana leasingiem pracowniczym, jest specyficzną formą zatrudnienia zewnętrznego. Jej cechą charakterystyczną jest trójstronny stosunek pracy, w którym występują: Pracownik Tymczasowy, Agencja Pracy Tymczasowej oraz Pracodawca Użytkownik. Praca tymczasowa została uregulowana w polskim porządku prawnym 9 lipca 2003 roku ustawą o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Pracownicy tymczasowi są rekrutowani i zatrudniani przez agencję pracy, a następnie oddelegowani do wykonywania zadań u konkretnego pracodawcy użytkownika i pod jego kontrolą. Zarządzanie pracą personelu leasingowanego leży w gestii przedsiębiorstwa, które korzysta z usług leasingu pracowniczego. Jak działa praca tymczasowa? Podpisując umowę o świadczenie usług pracy tymczasowej z certyfikowaną agencją, przedsiębiorstwo nie musi zajmować się szeregiem czynności i formalności związanych z zatrudnieniem pracowników. To agencja pracy tymczasowej zajmuje się m.in. rekrutacją i podpisywaniem umów z kandydatami, prowadzeniem ich akt osobowych, naliczaniem oraz wypłatą wynagrodzeń, a także legalizacją pracy w przypadku cudzoziemców. Ta forma zatrudnienia przedstawia szereg innych obowiązków dla zatrudniających. Klient, czyli Pracodawca Użytkownik, zyskuje dzięki temu pracowników gotowych do podjęcia pracy, bez angażowania własnych zasobów kadrowych. Kiedy wybrać tę formę zatrudnienia pracowników? Najczęściej firmy decydują się korzystać z leasingu pracowniczego wtedy, gdy: Chcą zapewnić sobie elastyczność kadrową – usługi agencji pracy tymczasowej pozwalają na szybkie uzupełnienie wakatów w okresie wzrostu popytu i jednocześnie umożliwiają sprawną redukcję zatrudnienia, kiedy zapotrzebowanie spada; Ich działalność cechują duże wahania popytu lub sezonowość – dzięki zatrudnieniu dodatkowych pracowników z agencji pracy firma może sprostać większej aktywności biznesowej w okresie sezonowych wzrostów; Chcą wypełnić krótkoterminowe braki kadrowe – w sezonie wakacyjnym, kiedy natężenie urlopów jest większe, a braki kadrowe dosięgają kluczowych obszarów działalności firmy, wiele przedsiębiorstw decyduje się na skorzystanie z pracowników tymczasowych, dzięki czemu nie angażuje się w długoterminowe zatrudnienie; Pojawiają się dodatkowe zamówienia, których nie można zrealizować aktualnym wolumenem pracowników – praca tymczasowa jest świetnym rozwiązaniem, gdy firma pozyska nowe zamówienie, którego nie może terminowo zrealizować obecnymi zasobami. Dzięki wsparciu agencji klient nie tylko nie obciąża własnych działów HR, ale także nie jest zmuszony do podniesienia headcountów; Zależy im na oszczędności czasu i zasobów – dzięki wsparciu przez agencję zatrudnienia przedsiębiorcy nie muszą prowadzić własnych procesów rekrutacyjnych, angażować specjalistów ds. rekrutacji czy ponosić kosztów związanych z publikacją ogłoszeń. Co więcej, także obsługa kadrowo-płacowa personelu leasingowego jest po stronie dostawcy usług personalnych; Chcą przetestować pracowników przed zatrudnieniem na etacie – praca tymczasowa w formule Try & Hire cieszy się coraz większą popularnością wśród przedsiębiorstw. Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę tymczasową można traktować jako wydłużony okres próbny, w czasie którego przedsiębiorstwo ma możliwość weryfikacji dopasowania kandydata do organizacji i stanowiska pracy. Leasing pracowniczy – jaki jest maksymalny czas zatrudnienia? Maksymalny czas zatrudnienia konkretnego pracownika na podstawie umowy o pracę tymczasową wynosi 18 miesięcy w ciągu kolejnych 36 miesięcy. Wyjątek stanowi zatrudnienie tymczasowe na zastępstwo za nieobecnego pracownika. W tym przypadku maksymalny czas korzystania z pracy pracownika z agencji wynosi 36 miesięcy. Po tym czasie pracodawca użytkownik albo zatrudnia daną osobę na etacie, albo agencja pracy tymczasowej może ją skierować do wykonywania pracy u innego klienta. Przepisy prawa i odpowiedzialność w pracy tymczasowej Odpowiedzialność w pracy tymczasowej uregulowana została w ustawie o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Z aktu prawnego wynika wprost jakie obowiązki ciążą na każdej ze stron umowy — pracowniku tymczasowym, pracodawcy użytkowniku oraz agencji zatrudnienia. O kwestiach prawnych, zakresie odpowiedzialności oraz prawach i obowiązkach pracodawcy użytkownika pisaliśmy szerzej w naszym biuletynie na LinkedIn. Czym jest outsourcing procesowy? Outsourcing polega na wydzieleniu i przekazaniu określonych zadań, funkcji lub procesów zewnętrznemu specjaliście. Usługi outsourcingowe mogą obejmować np.: naliczanie wynagrodzeń oraz prowadzenie akt osobowych (outsourcing kadrowo – płacowy); obsługę prawną; rekrutacje pracowników (outsourcing rekrutacyjny); etykietowanie, kompletowanie czy obsługę reklamacji (zadania często outsourcowane w ramach logistyki); kontrolę jakości; obsługę procesu produkcyjnego. WAŻNE! W outsourcingu przedmiotem umowy między firmami nie jest dostarczenie personelu, ale wykonanie konkretnych zadań czy przejęcie pewnych funkcji. Oznacza to, że dostawca usługi samodzielnie ustala warunki zatrudnienia pracowników niezbędnych do realizacji powierzonych procesów, a także nadzoruje ich wykonanie i odpowiada za efekty pracy. Kiedy wybrać outsourcing? Przedsiębiorstwa decydują się na korzystanie z usług firm outsourcingowych, aby zyskać czas i zasoby niezbędne do skupienia się na kluczowych obszarach działalności, a także, by zwiększyć efektywność, jakość oraz zoptymalizować koszty dzięki wykorzystaniu wiedzy, oraz technologii zewnętrznych dostawców. Jakie są zalety korzystania z outsourcingu? Zwolennicy outsourcingu procesów wskazują, że do jego największych zalet należy: Możliwość koncentracji na kluczowych obszarach działalności – dzięki przekazaniu zewnętrznemu podmiotowi procesów pobocznych, przedsiębiorstwo może skupić się na najważniejszych aspektach biznesu; Oszczędność czasu i redukcja kosztów – korzystanie z usług zewnętrznego podmiotu, który dysponuje konkretnymi zasobami, może okazać się znacznie mniej kosztochłonne niż zatrudnienie wewnętrznych specjalistów oraz inwestycje w technologie pozwalające na podniesienie jakości procesów; Dostęp do specjalistycznej wiedzy – wybierając sprawdzonego dostawcę usług outsourcingowych, firma zyskuje wiedzę niezbędną do jakościowego prowadzenia procesów oraz dostęp do najlepszych praktyk na rynku; Poprawa jakości oraz efektywności – dostawcy usług outsourcingowych są zmotywowani do ciągłej pracy nad podnoszeniem efektywności oraz redukcji błędów – od tego w końcu zależy ich wynagrodzenie. Właściwie skonstruowana umowa outsourcingowa gwarantuje przedsiębiorstwu wysoką jakość usług, a także ich zgodność z założeniami firmy. Zleceniodawca (insourcer) nie traci kontroli nad procesem, ponieważ w SLA zawarte są najważniejsze parametry oraz wytyczne dotyczące efektów, jakie dostawca usług ma osiągać za określoną stawkę wynagrodzenia. Różnice między outsourcingiem a pracą tymczasową Kluczowe różnice między usługą outsourcingu procesów a pracą tymczasową przedstawiliśmy w tabeli poniżej. Należą do nich m.in.: czas zatrudnienia, zakres odpowiedzialności, kwestie związane z wynagrodzeniem pracowników i sposobem jego ustalania, a także sam sposób rozliczenia między klientem a agencją pracy tymczasowej. Wybór pomiędzy pracą tymczasową a outsourcingiem to decyzja, która powinna wynikać z potrzeb firmy, struktury kosztów, charakteru zlecanych na zewnątrz zadań, a także długofalowej strategii biznesowej przedsiębiorstwa. Zastanawiasz się nad wprowadzeniem outsourcingu do swojej firmy? Skonsultuj się z nami. Sprawdź, jak możemy Ci pomóc.
