Poziom rotacji pracowniczej jest jednym z najważniejszych czynników wpływających na wydajność i stabilność organizacji. Samo zjawisko wymiany kadrowej nie jest niczym nadzwyczajnym – wymusza ją demografia (odejścia na emeryturę) czy rozwój przedsiębiorstwa (pozyskanie nowych talentów).

Fluktuacja pracowników zawsze będzie wiązała się z pewnymi kosztami dla firmy. Już tylko z tego powodu, jej zbyt wysoki poziom może oznaczać olbrzymie obciążenie dla finansów organizacji. Dlatego też warto systematycznie mierzyć nie tylko wskaźniki rotacji, ale także jej koszty. Tym bardziej że wiele z nich jest niedostrzeganych lub niewiązanych od razu ze zjawiskiem rotacji pracowników.

Koszty rotacji pracowników

Wg różnych szacunków rotacja pracownika może kosztować przedsiębiorstwo od 30 do nawet 200% jego rocznego wynagrodzenia. 

Dane Instytutu Pracy wskazują, że utrata jednego pracownika wiąże się średnio z kosztami na poziomie 1/3 jego rocznego wynagrodzenia.  

Gallup natomiast szacuje te wartości na jeszcze wyższym poziomie, od połowy do nawet dwukrotności wynagrodzenia pracownika. Zależy to przede wszystkim od poziomu stanowiska, ale także doświadczenia i wiedzy odchodzącej osoby.

Jeśli więc wskaźnik rotacji jest wysoki, firma ma problemy z zatrzymaniem pracowników, to może dla niej skutkować nie tylko problemami z terminową realizacją zamówień, ale także obniżeniem wyników finansowych.

Bezpośrednie i pośrednie koszty rotacji pracowników

Jak już wyżej wspomniano, nie wszystkie koszty rotacji są łatwe do dostrzeżenia. Bardzo często w analizach uwzględnia się jedynie bezpośrednie koszty związane z odejściem pracowników, pomijające te pośrednie, czasem niematerialne starty spowodowane odejściem pracowników z organizacji.

Bezpośrednie koszty rotacji pracowników

Najłatwiejsze do dostrzeżenia, ale i obliczenia, są wydatki związane z koniecznością zapewnienia replacementu za odchodzącego pracownika, czyli koszty rekrutacji i zatrudnienia nowej osoby. Ich wysokość może być zróżnicowane ze względu na przebieg i długość procesu rekrutacyjnego czy poziom obsadzanego stanowiska pracy.

Do bezpośrednich kosztów rotacji związanych z zatrudnieniem nowego pracownika zalicza się:

• Koszt publikacji ogłoszeń o pracę
• Koszt współpracy z agencją rekrutacyjną
• Koszt zatrudnienia pracowników tymczasowych
• Koszty czasu pracy Hiring Managerów oraz specjalistów ds. rekrutacji, a także działu kadr, który przygotowuje dokumenty dla odchodzącego i przychodzącego pracownika
• Koszty związane z wdrożeniem nowego pracownika, a więc koszty szkoleń, onboardingu, sprzętu czy konfiguracji technicznej

Koszty związane z zatrudnieniem nowych pracowników są tylko jednym elementem wydatków, które przedsiębiorstwo ponosi w związku z fluktuacją kadrową.

Pośrednie koszty utraty pracowników

Ustalenie kosztów rotacji pracowników nie jest łatwym zadaniem dla działów HR. Przede wszystkim dlatego, że do kwestii łatwo policzalnych, takich jak np. koszt publikacji ogłoszeń, należy doliczyć także wiele pośrednich kosztów, których wysokość nie jest łatwa do oszacowania. Co więcej, niejednokrotnie koszty odejścia pracownika pojawiają się jeszcze przed otrzymaniem czy wręczeniem wypowiedzenia przez dział HR.

Do nieoczywistych kosztów, które pojawiają się przed odejściem pracownika z firmy, zaliczyć można:

• Spadek zaangażowania i motywacji do pracy osoby, która planuje opuścić firmę
• Koszty czasu poświęconego na przekazanie wiedzy i obowiązków przez odchodzącego pracownika
• Czas, który zarówno odchodzący z pracy, jak i zespół, przeznaczy na rozmowy o zmianie pracy i pożegnania

Jednym z ukrytych kosztów rotacji, o którym często się zapomina, a może on występować zarówno w kontekście pracownika opuszczającego firmę, jak i nowej osoby, jest koszt spadku wydajności. Wynika on z jednej strony ze spadku motywacji, którym już wspomniano, a w przypadku nowych pracowników – z konieczności wdrożenia się w obowiązki i zaaklimatyzowania w nowym miejscu pracy.

Do kosztów miękkich, a więc pośrednich, kosztów związanych z rotacją personelu można zaliczyć także:

• Zwiększoną ilość błędów w związku z wdrażaniem nowych pracowników
• Koszty utraty czasu i wydajności przez personel oddelegowany do szkolenia nowych osób
• Spadek morale w zespole i zniechęcenie (np. w związku z czasowym powierzeniem obowiązków odchodzącej osoby lub koniecznością szkolenia nowych pracowników)
• Utrata know-how, szczególnie dotkliwa jeśli odchodzący pracownik pełnił kluczową rolę w organizacji
• Negatywny wpływ na Employer Branding (w przypadku wysokich wskaźników rotacji)

Kategorie kosztów rotacji: Opracowanie własne

Czy i dlaczego warto mierzyć koszty rotacji pracowników?

Podjęcie się wyliczenia ile firmę faktycznie kosztuje odejście pracowników pozwala managerom HR nie tylko określić koszty związane z fluktuacją kadrową, ale także staje się kartą przetargową w negocjacjach z zarządem dotyczących np. wprowadzania programów wspierających retencję pracowników. 

Co więcej, utrata pracownika ujęta w kategorii kosztów, a nie tylko brakującego headcount’u, może zmienić podejście managerów do zespołów i zwiększyć ich zaangażowanie w utrzymanie pracowników w firmie. Może także pozytywnie wpłynąć na postrzegania roli HR w organizacji, właśnie jako strategicznego partnera, który rozumie biznes i jego potrzeby.

Ile kosztuje rotacja — przykład wyliczeń

W pewnej firmie produkcyjnej określono wskaźnik rotacji dla stanowisk produkcyjnych w ujęciu rocznym na poziomie 20%.

Firma zatrudnia 600 pracowników, których zadania są ściśle związane z produkcją.

Średnie wynagrodzenie pracowników na tych stanowiskach wynosi 6000 zł brutto, czyli koło 87 000 tys. zł rocznie z uwzględnieniem kosztów pracodawcy.

Zakładając najniższe koszty rotacji na poziomie 30% koszt rotacji jednego pracownika wynosi: 26 100 zł.

Przy rotacji na poziomie 20%, w ciągu roku zastępowanych jest 120 pracowników. Koszty, jakie ponosi firma w związku z rotacją, przekroczą więc 3 mln złotych.

Podsumowanie

Koszty związane z rotacją są wielowymiarowe i mogą mieć znaczący wpływ na wyniki finansowe oraz reputację organizacji. Świadomość wszystkich aspektów kosztów rotacji kadry jest kluczowa dla skutecznego zarządzania personelem i osiągania sukcesów biznesowych. 

Wyliczenie kosztów rotacji pracowników daje managerom HR kartę przetargową w negocjacjach z zarządem dotyczących inwestycji w strategię zatrzymywania pracowników, rozwijania kultury organizacyjnej sprzyjającej retencji, a także pomaga przekonać Hiring Managerów do zaangażowania i doskonalenia procesów rekrutacyjnych i selekcyjnych.